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Excel  エクセルで見積書の「箱」を作る!

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自動入力の「見積書」を作る!

この「見積書」は、前回「納品書」を作成したものと基本的にはまったく同じで、それも参考にしてほしい!内容はまったく同じでフォームが違うだけで扱う関数もまた同じ。取引先や商品名、価格などは先に「取引先コード」や「商品コード」も同時に作成iして、それを参照すると言う関数を使うことによって自動化を図った「見積書」を作るので、 繰り返すことによって、関数もまたなんとなく理解できてくる。是非ともこの関数を理解して、その他のフォーマット作りに役立ててほしいもんですね!そして、本来のデータとしての取り扱いは、やはりACCESSに乗り換えていく必要があるのも確かでしょう!。

Excel  エクセルで見積書の「箱」を作る!

Excel  エクセルで見積書の「箱」を作る!

ここまで、結構ハードでしたが、何事も段取りがすべてですので、すべて準備を怠らないようにしましょう。まだ続きがありますが、下準備は完了したので、次にデータベースの VLOOKUP関数を入力して、自動入力の「見積書」を完成させよう。

「取引先コード」「名前の定義」の指定も、 商品コードで指定したように、同じ作業をしてほしい。

ここでは割愛します!

■元の「名前の定義」画面に戻るから、「追加(A)」をクリックし最後に 「OK」ボタンをクリックすれば、無事「商品コード」表の「名前の定義」 が完了し範囲が指定できる。

■「名前の定義-参照範囲」画面で商品コード表の全範囲を指定する必要があるので、「B3のセル」 から「F33のセル」まで範囲を指定する。範囲指定が完了したら、画面下の=商品コード!$B$3:$F$33の範囲指定ができているかを確認してから「ボタン」 をクリックする。

■次に、「名前の定義」画面より「名前(W)」 の空白欄に、「商品コード」と入力し、「参照範囲(R)」 の右のボタンをクリックする。   

「商品コード」表から「品名」「価格」をデータベースのVLOOKUP関数で、参照する為のこれらの表の「範囲」と「範囲名」を指定する為のものが 「名前の定義」なので覚えておこう!それでは、「商品コード」表の「名前を定義する」から始める。

■ツールバーTopにある「挿入」をクリックし、「名前(N)」を選択し 「定義(D)」をクリックする。

※各々、コード表作りは、上記の通り同じ「セル番地」で作成することを、お勧めする。関数で使用するので同じものが必要となるので!

■取引先コード
これも、取引先の「コード」と取引先の「社名」の2つの項目が最低限必要で、 任意で住所、連絡先等作成しておけば、後々、データベースでも使用できるし、本当を言えばほぼ完璧なものを作っておくことを推奨します!

■商品コード
これは、商品の「コード」「品名」または「商品名」そして 「価格」の3つの項目が最低限必要なので、これは必ず作っておきましょう!

例によって、「見積書」のフォームを作ることから始まるけど、ここではフォームを作ることが目的ではないので割愛しますが、がんばって箱作りから始めてほしい!

箱作りが一応できたら、ワークシート(1)が「見積書」になるし、ワークシート(2)に「商品コード」表と、ワークシート(3)に「取引先コード」表を作る必要があるので準備してほしい。※詳細は「納品書」も参照してください!

ここで気づくと思いますが、メインシート(1)には当然「見積書」フォームがあり、他のワークシートには「商品コード」「取引先コード」を格納するのは、メインフォーム(1)でそれぞれのコードを入力するだけで、自動的に目的の項目が自動入力されるようにする為に必須なので、邪魔くさいですが作成しておきましょう!

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